Le critère 1 vérifiait ce que vous montrez sur votre vitrine, avant toute inscription ou démarche. Le critère 2, lui, ouvre la porte de la cuisine. L'auditeur veut voir si vos formations sont conçues comme une vraie recette ou improvisées au fil des inscriptions. Ce 2e critère du référentiel Qualiopi comporte également un grand nombre de piège.
Pourquoi le critère 2 est le cœur du référentiel
Sur les sept critères du référentiel, le critère 2 est celui qui regarde votre métier en profondeur. Ici, on ne va pas regarder votre marketing ou votre administratif mais votre manière de concevoir vos formations du premier échange avec le bénéficiaire jusqu'à l'évaluation finale.
L'idée du référentiel est simple : une formation, c'est une chaîne logique. On part d'un besoin identifié, on en tire des objectifs précis, on construit un contenu qui répond à ces objectifs et on finit par évaluer ce qu'on s'était engagé à faire.
C'est aussi le critère qui contient le plus d'indicateurs en non-conformité majeure. Ce critère contient 5 indicateurs et on a 5 angles de regard sur vos formations.
Les 5 indicateurs du critère 2
Le critère 2 se décompose en 5 indicateurs numérotés de 4 à 8. 3 d'entre eux concernent tous les organismes tandis que 2 d'entre eux ont des conditions d'application particulières selon votre activité.
| Indicateur | Ce qu'il demande | Pour qui |
|---|---|---|
| 4 | Analyser le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise ou le financeur. | Tous les organismes (AF, BC, VAE, CFA) |
| 5 | Définir des objectifs opérationnels et évaluables. | Tous les organismes (AF, BC, VAE, CFA) |
| 6 | Construire des contenus et des modalités adaptés aux objectifs et au public. | Tous les organismes (AF, BC, VAE, CFA) |
| 7 | S'assurer que le contenu est aligné avec le référentiel de la certification visée. | Formations certifiantes uniquement (RNCP ou RS) et sans objet pour BC et VAE |
| 8 | Mettre en place une procédure de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée. | AF, BC, CFA et sans objet pour la VAE |
Pour bien comprendre ce que chacun veut dire, on va les éplucher un par un.
Indicateur 4 : écouter et exploiter
L'indicateur 4 demande de recueillir et d'exploiter le besoin du bénéficiaire avant de construire la prestation. Il comporte 2 mots clés : recueillir ET exploiter. C'est ce cumul qui est très important.
Concrètement, un questionnaire d'inscription rempli au moment de la signature ne suffit pas. L'auditeur veut voir une trace de l'analyse que vous avez faite à partir de ce questionnaire : pourquoi vous avez retenu tel objectif plutôt que tel autre, pourquoi vous avez orienté le bénéficiaire vers ce parcours et pas un autre. Le besoin doit avoir influencé la conception et cela doit être visible quelque part dans le dossier de suivi de votre stagiaire.
Si vous travaillez avec une entreprise qui envoie ses salariés en formation, l'analyse du besoin doit être croisée : le besoin du stagiaire, le besoin de l'entreprise et, quand il y en a un, le besoin du financeur. Trois angles, parfois divergents, qu'il vous appartient de mettre en cohérence.
Le cas particulier de la VAE
Pour la VAE, le référentiel est plus exigeant : il demande une contractualisation de l'accompagnement qui décrit la méthode, les modalités individuelles et collectives et l'échéancier de mise en œuvre. Une simple fiche descriptive ne suffira pas : c'est un document à part entière qu'il faut produire et signer.
Indicateur 5 : des objectifs que l'on peut mesurer
L'indicateur 5 demande de définir des objectifs opérationnels et évaluables. Deux mots clés à retenir : opérationnel et évaluable. Tout l'enjeu de l'indicateur réside dans ces deux adjectifs.
Opérationnel veut dire concret : ce qui doit être fait, produit ou maîtrisé en sortie de formation. Évaluable veut dire que vous savez comment vérifier que c'est acquis. Si vous ne pouvez pas vérifier, votre objectif est en réalité une intention, pas un objectif.
🔑 Le piège du verbe qui n'est pas assez précis
Les verbes "comprendre", "connaître", "appréhender", "découvrir" sont à bannir de vos objectifs. Ils ne sont pas observables. Comment vérifiez-vous qu'un stagiaire "comprend" la TVA ? Vous lui demandez de calculer une déclaration. Donc l'objectif n'est pas "comprendre la TVA" mais "calculer une déclaration de TVA dans tel cas de figure".
Préférez les verbes d'action observables : calculer, rédiger, identifier, classer, diagnostiquer, paramétrer, présenter. Si vous pouvez mettre une croix dans une case en fin de formation, votre objectif est bon.
Et attention à un autre piège : un objectif annoncé sur votre programme doit obligatoirement se retrouver dans le déroulé pédagogique et dans l'évaluation finale. Si vous annoncez "savoir paramétrer un logiciel" et que cette compétence n'est ni travaillée ni évaluée, c'est ce qu'on appelle un objectif fantôme. L'auditeur les repère sans difficulté.
Indicateur 6 : le contenu doit répondre à l'objectif
L'indicateur 6 vérifie que le contenu et les modalités de votre formation collent vraiment aux objectifs annoncés et au public visé. Autrement dit : ce que vous faites en salle ou en visio doit avoir un sens par rapport à ce que vous avez promis.
Le risque ici, c'est le programme universel. Le même contenu, la même structure, les mêmes diapositives pour un débutant qui découvre le sujet et pour un dirigeant confirmé qui vient chercher une expertise pointue. Si le programme est identique pour tous les profils, l'auditeur va vous demander où est passée l'adaptation au public exigée par le critère.
Les modalités pédagogiques font aussi partie des attendus : présentiel, distanciel synchrone, asynchrone, mixte : chacune a sa logique. L'auditeur attend que vous puissiez justifier vos choix. Pourquoi ce module est en classe virtuelle plutôt qu'en autoformation. Pourquoi cet exercice est en présentiel. Il ne cherche pas à valider votre méthode mais il cherche à vérifier qu'il y a bien eu une réflexion derrière.
Le bon réflexe : le tableau de cohérence
Une bonne pratique qui peut vous aider : un tableau qui, pour chaque module, met en corrélation l'objectif visé, le contenu travaillé, la modalité retenue, la durée et l'évaluation prévue. Ce document n'est obligatoire nulle part dans le référentie mais c'est l'un des plus efficaces pour prouver d'un seul coup la conformité aux indicateurs 5, 6 et plus tard 11 (l'évaluation finale).
Indicateur 7 : l'adéquation au référentiel uniquement si vous êtes certifiant
L'indicateur 7 ne concerne que les organismes qui préparent à une certification professionnelle. Si vos formations ne mènent pas à un titre RNCP ou à une certification RS, l'auditeur écrira "sans objet" en face de cet indicateur. Vous pouvez passer au suivant.
⚠️ RNCP, RS et quelques confusions courantes
L'indicateur 7 s'applique aussi bien aux titres RNCP qu'aux certifications RS (TOEIC, Voltaire, SST, habilitations…) : beaucoup d'organismes pensent à tort que seul le RNCP est concerné.
La règle est simple : dès qu'une formation prépare à une certification enregistrée auprès de France Compétences, l'indicateur 7 obligatoire. Le bilan de compétences et la VAE en sont par contre dispensés par définition.
Si l'indicateur s'applique à vous, deux preuves sont attendues : votre habilitation auprès du certificateur (ou la convention de partenariat si vous n'êtes pas le certificateur lui-même) et un document qui montre que votre programme couvre bien les blocs de compétences attendus par le référentiel de la certification.
Ce deuxième document est souvent celui qui manque. Un tableau croisé "bloc de compétences de la certification" en regard de "séquences pédagogiques de votre formation" fait très bien le travail. C'est aussi un outil important pour vous-même : si une compétence du référentiel n'est couverte par aucune de vos séquences, vous le voyez tout de suite.
Indicateur 8 : le positionnement à l'entrée, hors VAE
L'indicateur 8 demande de prévoir une procédure pour vérifier où en est le bénéficiaire avant qu'il ne démarre la prestation. Deux logiques se cachent derrière cet indicateur et il faut bien les distinguer pour ne pas se tromper.
La première logique, c'est la vérification des prérequis. Le bénéficiaire a-t-il les bases nécessaires pour suivre la formation ? Si oui, on continue. Sinon, on doit le réorienter. Et si votre formation n'a aucun prérequis, vous devez le dire explicitement dans vos documents. Une absence de prérequis n'est pas une absence d'information.
La seconde logique, c'est le positionnement à proprement parler. Là, on ne vérifie plus une porte d'entrée, on mesure un niveau de départ pour pouvoir adapter le parcours : test, quiz, entretien individuel, auto-positionnement : peu importe la forme. Ce qui compte c'est la trace écrite et la manière dont elle influence le déroulé.
⏱ Quand le faire exactement ?
Beaucoup de dirigeants pensent que le positionnement doit être effectué avant la signature du contrat. Ce n'est pas ce que demande le référentiel. Le guide de lecture V9 admet deux moments possibles : pendant la phase d'admission ou en début de prestation. Ce qui compte, c'est qu'il existe, qu'il soit tracé, et qu'il ait servi à quelque chose.
Le cas particulier de la VAE
L'indicateur 8 est sans objet pour la VAE. Le paragraphe qui la concernait a été supprimé du guide de lecture dès la version 3. L'auditeur cochera "sans objet" et vous passerez à la suite.
La chaîne pédagogique : pourquoi un indicateur ne s'audite jamais seul
Voilà ce qu'il faut vraiment retenir du critère 2. L'auditeur ne va pas regarder vos indicateurs les uns après les autres, il va suivre le fil : du besoin à l'évaluation, en passant par les objectifs, les contenus et les modalités. C'est comme une histoire à laquelle il manquerait un chapitre, le livre n'aurait plus de sens. Il en va de même pour cet indicateur.
👀 Le regard d'audit
Si on comparait les attendus de ce critère à une recette de cuisine. Si vous souhaitez préparer un gâteau (objectif), vous allez commencer par lister les ingrédients (analyse du besoin et prérequis), ensuite, vous allez suivre les étapes de la recette (contenu et modalités). Puis, au moment de servir, le client doit retrouver le gâteau attendu dans son assiette (évaluation).
Si vous dites que vous allez servir un savoureux muffin mais que l'assiette contient une omelette, cela posera un problème. Ce critère, c'est exactement cela : l'auditeur va prendre vos objectifs annoncés et il les regarde la cohérence dans le déroulé, puis dans les outils d'évaluation. Un objectif sans contenu derrière ou sans évaluation devant, c'est une non-conformité majeure quasi automatique.
Cette logique de chaînage, c'est aussi pourquoi le critère 2 se prépare tout au long de la construction de votre activité d'organisme de formation. Si vous n'êtes pas au clair sur ces sujets, bien évidemment qu'il sera possible de reconstruire le fil d'ariane. Mais cela sera plus long et fastidieux.
Les erreurs qui reviennent souvent
- Un questionnaire de besoin rempli mais non exploité : pas de trace de ce qu'il a changé dans la conception.
- Des objectifs formulés avec "comprendre", "connaître", "appréhender" sans aucun outil d'évaluation derrière.
- Un programme identique pour tous les publics : sans aucune adaptation visible.
- Un objectif annoncé qui n'est ni travaillé dans le déroulé ni évalué en fin de prestation.
- Pour les formations certifiantes : pas de tableau croisé entre les blocs de la certification et le contenu de la formation.
- Une procédure de positionnement qui existe sur le papier mais qui n'est appliquée nulle part dans les dossiers stagiaires.
- Un dossier VAE traité comme une action de formation (AF) classique avec des indicateurs activés alors qu'ils sont sans objet.
Le point commun de toutes ces erreurs : un manque de chaînage. Souvenez vous de l'histoire ; le besoin doit arriver jusqu'aux objectifs. Puis, les objectifs doivent se retrouver pas dans le contenu. Et enfin, Le contenu doit être évalué. Et entre chaque maillon, tous les documents doivent avoir une cohérence.
Si vos fiches d'analyse, vos programmes, vos déroulés et vos évaluations sont produits chacun dans leur coin, par des personnes différentes ou à des moments différents, sans matrice commune, la chaîne sera plus difficilement logique, et c'est exactement cette logique que l'auditeur va venir regarder.
Une formation qui coche toute les cases pour le critère 2, c'est avant tout un système où ces documents sont construits ensemble à partir d'une même source et d'une même logique.
Questions fréquentes
Comment formuler un objectif "évaluable", de manière simple, sans s'encombrer de jardon pédagogique complexe ?
Pas besoin d'alourdir votre objectif avec un jargon complexe. Le test le plus simple : pour chaque objectif que vous écrivez, demandez-vous "comment je vérifie en fin de formation que c'est acquis ?". Si vous avez une réponse concrète (un exercice, un cas pratique, un QCM, une mise en situation), votre objectif est évaluable. Si vous bloquez sur la réponse, votre objectif est trop vague et il faut le reformuler.
Mon programme est standardisé et je l'adapte au public en démarrage de session : c'est suffisant ?
Cela peut suffire si l'adaptation est tracée : une note dans le déroulé, une fiche d'adaptation par session, un compte rendu de tour de table avec les ajustements faits en d'autres termes, tout ce qui permet à l'auditeur de voir que vous n'avez pas servi le même contenu à un débutant et à un confirmé fait l'affaire. Ce qui pose problème, c'est l'adaptation orale qui ne laisse aucune trace écrite et ça, pour l'auditeur, ce qui n'est pas tracé n'existe pas.
L'indicateur 7 s'applique-t-il à mes formations Répertoire Spécifique (RS) comme le TOEIC ou le SST ?
Oui, l'indicateur 7 couvre toute formation préparant à une certification enregistrée auprès de France Compétences, RNCP comme RS. La confusion vient souvent du critère 1 où l'indicateur 3 ne concerne lui que le RNCP. Pour le critère 2, il n'y a pas de distinction : RNCP et RS sont logés à la même enseigne.
Je fais uniquement de la VAE : dois-je vraiment ignorer l'indicateur 8 sur le positionnement ?
Oui, l'indicateur 8 est explicitement sans objet pour la VAE depuis la version 3 du guide de lecture. Inventer une procédure de positionnement alors qu'elle n'est pas attendue vous expose à un double risque : alourdir votre dossier inutilement et donner l'impression à l'auditeur que vous ne maîtrisez pas le périmètre d'application des indicateurs. Mieux vaut une fiche claire qui mentionne le caractère sans objet plutôt qu'un document produit pour rien.
Le positionnement, je le fais quand exactement ? Avant la signature ou en début de formation ?
Les deux sont admis par le guide V9. Vous pouvez le faire en phase d'admission, avant la signature du contrat ou en tout début de prestation. Ce que l'auditeur vérifie, c'est qu'il existe une procédure formalisée, qu'elle a été appliquée à chaque dossier stagiaire et que vous avez effectué une trace écrite. Le moment où vous le faites est secondaire à condition que ce soit avant que le bénéficiaire entre vraiment dans les contenus.