Le critère 4 a vérifié que vous disposez des moyens humains et matériels nécessaires. Le critère 5 va plus loin et regarde plus en profondeur ces moyens humains : les personnes qui interviennent sur vos formations ont-elles les compétences attendues au moment où vous les mobilisez et continuent-elles de les faire évoluer ? Sur ce critère, le facteur humain devient une preuve à part entière.
Pourquoi le critère 5 est plus exigeant qu'il n'en a l'air
Avec ses 2 indicateurs sur 32, le critère 5 semble modeste. Dans la réalité de l'audit, il fait partie des blocs les plus scrutés. La raison est simple : tout le reste du référentiel repose sur les personnes qui exécutent. Si la qualification des intervenants n'est pas démontrée, c'est l'ensemble de la chaîne pédagogique qui est remise en question.
Le critère 5 se compose de deux indicateurs distincts et complémentaires. L'indicateur 21 porte sur la qualification instantanée : au moment où vous mobilisez un intervenant, ses compétences sont-elles cohérentes avec la prestation à délivrer ? L'indicateur 22 porte sur la dynamique de moyen et long terme : ces compétences continuent-elles d'évoluer pour suivre les évolutions du métier, des publics et de la réglementation ?
Toute faille sur ce critère entraîne quasi systématiquement une non-conformité majeure. C'est la spécificité du critère 5 : il est très binaire, l'auditeur cherche l'existance ou l'absence de preuves.
Les 2 indicateurs du critère 5
Les deux indicateurs s'appliquent à tous les organismes de formation et ce, quelle que soit leur taille. L'indicateur 22 concerne aussi pleinement les prestataires indépendants sans salariés, ce qui est un point souvent mal anticipé.
| Indicateur | Ce qu'il demande | Pour qui |
|---|---|---|
| 21 | Déterminer, mobiliser et évaluer les compétences des intervenants internes et externes, en cohérence avec les prestations délivrées. | Tous les organismes de formation |
| 22 | Entretenir et développer les compétences des personnes qui contribuent à la prestation, salariés comme indépendants solos. | Tous les organismes, y compris les prestataires solos |
Qui est concerné par le critère 5
C'est l'une des confusions les plus fréquentes : on a tendance à réduire le critère 5 aux seuls formateurs salariés alors que le référentiel ratisse beaucoup plus large.
Pour l'indicateur 21, sont concernés tous les acteurs qui contribuent directement à la réalisation de la prestation. Cela inclut les formateurs salariés, les consultants indépendants mobilisés ponctuellement, les sous-traitants mais aussi les coordinateurs pédagogiques, les tuteurs ou les jurys dès lors que leur rôle impacte la mise en œuvre de l'action.
Pour l'indicateur 22, le libellé officiel mentionne textuellement les salariés. Le Guide de lecture V9 précise néanmoins une règle d'or pour les structures unipersonnelles : les prestataires indépendants sans salariés·micro-entrepreneurs, dirigeants solos·sont pleinement soumis à cet indicateur. Vous devez démontrer votre propre démarche de formation continue et de professionnalisation, au même titre qu'un organisme de formation avec une équipe.
🔑 Vous êtes solo et certifié Qualiopi ?
L'argument "je n'ai pas de salariés donc l'indicateur 22 ne s'applique pas" ne fontionne pas. L'auditeur va vous demander la même chose qu'à un organisme avec équipe : comment vous identifiez vos besoins de montée en compétences, comment vous y répondez et comment vous tracez vos actions.
La forme peut être plus légère avec·un simple tableau de suivi de votre formation continue mais l'exigence est identique. C'est sur ce point que beaucoup d'audits initiaux de solos se complexifient.
Indicateur 21 - Déterminer, mobiliser, évaluer
L'indicateur 21 vous demande de maîtriser le cycle de vie des compétences de vos intervenants à travers trois étapes successives et aucune ne peut être omise.
Étape 1 - Déterminer les compétences requises
Avant même de chercher un intervenant, vous devez définir formellement ce que la mission demande (établir une fiche de mission) : compétences techniques métier, expérience minimale, certifications éventuelles, posture pédagogique attendue. C'est ce qu'on appelle parfois la matrice de compétences ou la fiche de profil cible.
Cette étape paraît évidente, c'est pourtant celle qui manque le plus souvent dans les dossiers d'audit. L'organisme a recruté un formateur compétent, mais aucun document ne décrit en amont ce qui était attendu. L'auditeur ne peut donc pas vérifier la cohérence entre l'exigence et la personne mobilisée.
Étape 2 - Mobiliser le bon profil
Une fois les compétences cibles définies, vous mobilisez un intervenant dont le parcours: diplômes, expérience, certifications, références, correspond au profil attendu. Le dossier de l'intervenant doit être complet et accessible : CV à jour, copies de diplômes ou titres professionnels, attestations d'expérience et pour les indépendants, leur numéro de déclaration d'activité (NDA).
Cette exigence vaut autant pour les salariés que pour les sous-traitants. Le piège classique consiste à appliquer une rigueur documentaire stricte sur les formateurs internes et à accepter un dossier sommaire pour les externes. Le référentiel ne fait aucune différence.
Étape 3 - Évaluer régulièrement la prestation
Mobiliser ne suffit pas, vous devez aussi démontrer que vous vérifiez périodiquement la qualité de l'intervention. Les modalités d'évaluation acceptées sont variées : observation en situation, analyse croisée des questionnaires de satisfaction des apprenants, entretiens de fin de mission, audits internes, retours des coordinateurs pédagogiques.
Le format compte moins que la traçabilité. Un compte-rendu d'observation, même sommaire, vaut bien plus qu'une appréciation orale "tout s'est bien passé" qui ne laissera aucune trace exploitable au moment de l'audit.
⚠️ Sous-traitance : la vigilance V9
La version 9 du référentiel a durci les exigences sur la sous-traitance, notamment dans le cadre du CPF. Dans ce cadre, 3 points méritent d'être retenus.
D'abord, le donneur d'ordre conserve l'entière responsabilité de la qualité. Si vous mobilisez un sous-traitant, vous devez vérifier sa qualification : CV, diplômes, références, de la même manière qu'un intervenant interne.
Ensuite, la sous-traitance en cascade est strictement interdite. Un sous-traitant que vous mobilisez ne peut en aucun cas sous-traiter à son tour la prestation à un tiers. L'indicateur 21 sert précisément à tracer l'intervenant final réel qui intervient auprès de vos stagiaires.
Enfin, si vous intervenez vous-même en tant que sous-traitant certifié Qualiopi, votre certificateur adaptera l'audit aux missions exactes qui vous sont confiées par le biais d'un contrat.
Indicateur 22 - Entretenir et développer les compétences
L'indicateur 22 ne s'intéresse pas à une photo prise à un instant T mais à une continuité dans l'acquisition de compétences. L'auditeur ne cherche pas un investissement formation massif ou un plan spectaculaire. Il cherche une démarche cohérente et tracée : les personnes qui interviennent sur vos formations continuent d'évoluer pour rester en phase avec leur sujet, leur public et leur réglementation.
Les leviers acceptés vont bien au-delà du stage de 3 jours
Beaucoup d'organismes pensent que développer les compétences signifie envoyer un salarié en formation externe certifiante. En fait, c'est simplement un levier parmi d'autres. Le Guide de lecture V9 accepte une palette beaucoup plus large : parcours d'autoformation documentés(MOOCs, lectures techniques structurées avec notes de synthèse), participation à des webinaires sectoriels, des colloques ou des collèges de pairs, sessions internes de partage de pratiques entre formateurs, exploitation opérationnelle de la veille interne.
Une réunion d'équipe consacrée à décrypter une nouvelle réglementation et à adapter les supports pédagogiques compte comme une action de développement des compétences, à condition d'être tracée. C'est cette traçabilité qui transforme une bonne pratique en preuve d'audit.
Le cas particulier des nouveaux entrants
Pour un organisme en création qui passe son audit initial, la difficulté est évidente : vous n'avez pas encore d'historique de formations réalisées pour vos équipes ou pour vous-même. Le référentiel prévoit un aménagement spécifique.
À l'audit initial, l'auditeur vérifie uniquement la formalisation du processus : comment vous comptez identifier les besoins, quels leviers vous prévoyez de mobiliser, à quelle échéance. À l'audit de surveillance, dix-huit mois plus tard, il contrôlera la réalisation effective des actions planifiées et leurs justificatifs.
Sans plan formalisé dès le départ, vous vous exposez à une non-conformité dès l' audit initial. Avec un plan formalisé mais resté lettre morte au moment de la surveillance, vous vous exposez à une non-conformité au renouvellement. Les deux étapes sont enchaînées et l'auditeur lui, l'a tracé de son coté.
Pour les formateurs solos : tracer son propre développement
Si vous intervenez seul.e, votre dossier de développement des compétences vous concerne directement. Les preuves attendues sont les mêmes que pour une équipe, ramenées à votre situation : carnet de bord de formation continue, justificatifs d'adhésion à des associations professionnelles, attestations de participation à des séminaires ou autoformations tracées, certificats obtenus, comptes rendus de lectures techniques structurantes pour votre activité.
L'outil peut être simple, c'est même recommandé : un tableau alimenté régulièrement vaudra toujours mieux qu'un document Word figé que vous ne mettrez à jour qu'à la veille de l'audit.
👀 Le regard d'audit : critère 5 vs critère 6
Une confusion fréquente consiste à mélanger le critère 5 et le critère 6 puisque les deux parlent d'évolution et de mise à jour. Il existe pourtant une réelle nuance entre les 2 critères.
Le critère 6 valide la collecte de l'information : vous prouvez que vous menez une veille active (légale, métiers, pédagogique) pour ne pas être dépassé.e.
Le critère 5 valide la traduction de cette information sur l'humain : les connaissances issues de la veille sont transmises aux personnes qui interviennent pour faire évoluer leurs compétences.
Une veille effectuée de manière rigoureuse mais jamais redescendue dans l'équipe ou dans votre propre montée en compétences ne suffit pas. C'est l'articulation entre les deux critères qui démontre un système réellement fiable.
Ce que l'auditeur regarde concrètement
Voici une suggestion de classement des preuves par ordre de priorité.
- Les dossiers intervenants en premier : un dossier par formateur ou sous-traitant mobilisé sur la période avec notamment les CV à jour, les copies de diplômes ou des titres, les attestations d'expérience, les références, le contrat de sous-traitance le cas échéant.
- La matrice de compétences ou les fiches de profil : ce qui démontre que vous avez défini en amont ce que chaque type de prestation exige avant de mobiliser un intervenant.
- Les traces d'évaluation des intervenants : comptes rendus d'observation, analyses des questionnaires apprenants, entretiens de fin de mission. Sans ces traces, l'étape d'"évaluation" de l'indicateur 21 reste à démontrer.
- Le plan ou tableau de développement des compétences : avec pour chaque action prévue ou réalisée le bénéficiaire, le besoin identifié, le moyen mobilisé, le calendrier et l'indicateur de réussite.
- Les justificatifs des actions réalisées : attestations d'assiduité, certificats, factures de formation, captures d'écran de progression sur les plateformes en ligne, comptes rendus de webinaires ou de lectures.
- Les comptes rendus d'entretiens professionnels : pour les structures avec salariés, ils sont l'un des supports privilégiés par les auditeurs pour vérifier la cohérence entre besoins identifiés et actions menées.
Les erreurs courantes
Voici quelques erreurs qui sont fréquemment effectuées et qui concernent le critère 5.
- Un formateur expérimenté considéré comme dispensé d'évaluation au prétexte de son ancienneté métier
- Des dossiers sous-traitants plus légers que les dossiers internes, alors que le référentiel n'autorise aucune différence de traitement
- Aucune fiche de profil ou matrice de compétences rédigée avant le recrutement ou l'affectation d'un intervenant
- Un plan de développement des compétences tiré à 4 épingles sur le papier mais sans aucune action concrète tracée derrière
- Des formations suivies sans aucun lien démontré avec les catégories de prestations délivrées par l'organisme
- Un formateur solo qui considère que l'indicateur 22 ne le concerne pas et qui n'apporte aucune preuve de sa propre montée en compétences
- Une veille active(critère 6) sans aucune redescente vers les équipes ou vers soi-même (critère 5)
- Un plan formalisé à l'audit initial puis jamais réactualisé entre l'initial et l'audit de surveillance
Le point commun de toutes ces situations ? Encore une fois, c'est un problème de système. Le critère 5 se prépare mal en mode rétroactif. En effet, reconstituer des dossiers intervenants et un historique de formations juste avant l'audit de surveillance est extrêmement chronophage et laisse souvent passer des erreurs qui seraient vues au fil de l'eau.
Si chaque mobilisation d'intervenant laisse une trace structurée au même endroit, si chaque action de formation suivie alimente automatiquement votre tableau de bord, si vos entretiens professionnels nourrissent directement votre plan de développement, alors le critère 5 se prépare au fil de l'eau. Vous arrivez à l'audit serein avec un dossier déjà constitué dans lequel vous avez une confiance absolue.
Si à l'inverse vous devez ressortir vos contrats de sous-traitance pour vérifier qui est intervenu sur quoi et chercher les attestations de formation au fond de votre boîte mail ou les demander des mois plus tard, c'est qu'il y a un sujet de structuration plus profond à regarder ensemble.
Questions fréquentes
Je suis formateur indépendant solo. L'indicateur 22 s'applique vraiment à moi ?
Oui, pleinement. Le libellé officiel mentionne les salariés mais le Guide de lecture V9 précise que les prestataires indépendants sans salariés sont soumis à cet indicateur. Vous devez démontrer votre propre démarche de formation continue : un tableau de suivi simple, alimenté avec vos attestations, vos webinaires, vos lectures techniques structurantes et vos certificats obtenus. La forme n'a pas besoin d'être complexe, l'important étant la fourniture des preuves attendues par l'auditeur.
Comment évaluer un sous-traitant que je mobilise ponctuellement, une fois par an ?
La fréquence, même faible, n'exonère pas de l'évaluation, elle adapte simplement la modalité. Pour un sous-traitant ponctuel, un compte rendu de mission à chaud en fin d'intervention croisé avec une analyse des questionnaires de satisfaction des apprenants concernés par sa session, suffit largement. Ce qui compte, c'est qu'une trace existe et qu'elle soit rangée dans le dossier de l'intervenant. Une appréciation purement orale ne sera pas exploitable au moment de l'audit, l'important est de pouvoir fournir une preuve, une trace réelle à l'auditeur.
Quelles peuvent être les preuves de développement des compétences quand je n'ai pas suivi de formation "officielle" ?
Les leviers acceptés sont beaucoup plus larges que le stage certifiant. Sont recevables par exemple : les MOOCs suivis et documentés, les webinaires sectoriels avec attestation de présence, les colloques et événements professionnels, les lectures techniques structurées avec notes de synthèse, la participation à des collèges de pairs ou des communautés de pratique, les sessions internes de partage entre formateurs. La condition unique : que l'action soit tracée et que son lien avec votre activité soit explicite.
Mon formateur a 20 ans d'expérience métier. Dois-je quand même prévoir un plan de formation pour lui ?
Oui, l'expérience métier n'exonère ni de l'évaluation de l'indicateur 21, ni du développement des compétences de l'indicateur 22. Le référentiel considère que les contextes pédagogiques, les outils, les publics et la réglementation évoluent en permanence. Un expert métier de 20 ans qui n'a actualisé aucune compétence pédagogique ou numérique depuis 5 ans sera identifié comme une zone de risque. Le plan n'a pas besoin d'être complexe, il doit simplement exister.
Pour mon audit initial, je n'ai pas encore d'historique de formation des équipes. Que faire ?
Le référentiel prévoit cette situation. À l'audit initial, l'auditeur vérifie uniquement la formalisation du processus : comment vous identifiez les besoins, quels leviers vous prévoyez de mobiliser, à quelle échéance. Vous devez donc présenter un plan ou un tableau prévisionnel même sans action déjà réalisée. Attention : à l'audit de surveillance, dix-huit mois plus tard, l'auditeur contrôlera la réalisation effective de ce plan. Un document formalisé mais resté inactif entre l'initial et la surveillance déclenchera une non-conformité.
Quelle est la différence entre le critère 5 et le critère 6 ?
Le critère 6 valide votre capacité à capter l'information : veille légale, métiers, pédagogique. Le critère 5 valide la traduction de cette information en montée en compétences des personnes qui interviennent. Concrètement : si vous identifiez via votre veille une évolution réglementaire ou un nouvel outil pédagogique, le critère 6 demande la trace de cette identification, le critère 5 demande la trace de l'action de formation ou d'appropriation qui en a découlé pour vos intervenants.