Si vous lisez ces lignes c'est que vous vous lancez dans l'aventure et que vous en êtes au tout début. Mais, avant même de parler de Qualiopi, il y a une première étape indispensable : le NDA (numéro de déclaration d'activité).
Sans lui, vous ne pouvez tout simplement pas facturer légalement une prestation de formation professionnelle. Et souvent, cette étape n'est pas connue par les entrepreneurs qui se lancent, ou alors les deux notions sont confondues (Qualiopi certifie la qualité de vos process, le NDA autorise juste votre activité de formateur ou d'organisme de formation). Ce sont deux choses complètement différentes et complémentaires.
Cette page fait le point complet sur la première partie : l'obtention du NDA, à jour avec les changements intervenus suite à la publication du décret du 29 juillet 2025.
Le NDA, l'étape 1 indispensable avant d'aborder le sujet Qualiopi
Le numéro de déclaration d'activité (NDA) est l'identifiant officiel délivré par la DREETS qui autorise un organisme ou un formateur indépendant à dispenser des formations professionnelles continues. Ce n'est ni un agrément, ni une certification qualité : il atteste simplement que votre activité de formation est déclarée et contrôlée par l'État. Qualiopi vient ensuite pour certifier vos process pédagogiques.
Concrètement, le NDA est indispensable pour trois choses :
- figurer sur la liste publique des organismes de formation
- facturer légalement des prestations de formation professionnelle
- accéder ensuite (avec Qualiopi) aux financements OPCO, CPF, France Travail ou DPC (Développement Professionnel Continu)
Vous avez déjà signé un premier contrat de formation sans vous poser la question du NDA ? C'est plus fréquent qu'on ne le pense et ça n'a rien d'un drame tant que le délai légal est respecté (on y revient plus bas).
Qui doit obtenir un NDA et qui en est dispensé
Toute personne physique (entrepreneur) ou morale (entreprise) qui dispense des actions de formation professionnelle au sens de l'article L. 6313-1 du Code du travail (formations, bilans de compétences, VAE, apprentissage) doit obtenir un NDA dès la conclusion de sa première convention ou contrat de formation. Sont exclus de cette obligation la formation interne aux salariés, les formations de loisirs pour particuliers, les services de santé au travail et les organismes étrangers intervenant en France de façon occasionnelle.
Un point bloquant souvent en sous-traitance : un sous-traitant qui facture directement des prestations de formation doit avoir son propre NDA. Celui de l'organisme donneur d'ordre ne peut pas couvrir cette activité (j'essaye de simplifier au maximum pour que ces termes, souvent méconnus, soient lisibles par tous).
Le cadre légal repose sur les articles L.6351-1, L.6351-5, L.6352-2 et R.6351-1 à R.6351-8-1 du Code du travail et parmi les personnes qui ne peuvent pas diriger un organisme de formation : celles condamnées pour manquement à la probité, aux bonnes mœurs ou à l'honneur.
Ce qui a changé depuis le décret du 29 juillet 2025
Le décret du 29 juillet 2025 a resserré la procédure de déclaration d'activité sur plusieurs points : le délai d'instruction est passé de 30 à 60 jours, une pièce d'identité est désormais exigée, le dépôt est devenu 100% dématérialisé via Mon Activité Formation (MAF) et le recours préalable obligatoire en cas de refus a disparu.
| Élément | Avant août 2025 | Depuis août 2025 |
|---|---|---|
| Délai d'instruction | 30 jours | 60 jours |
| Pièce d'identité | Non exigée | Obligatoire |
| Premier contrat/convention | Obligatoire pour tous | Micro-entrepreneurs dispensés |
| Mode de dépôt | Papier ou en ligne | 100% dématérialisé (MAF / EFP Connect) |
| Recours en cas de refus | Recours préalable obligatoire | Supprimé |
| Contrôles | Classiques | Data-driven (croisement DREETS, OPCO, Caisse des Dépôts) |
Ce qui reste inchangé et ça vaut la peine de le souligner : la règle des 3 mois, le rattachement du NDA au SIREN (pas à la personne), le BPF annuel sous peine de caducité et la distinction NDA / Qualiopi.
Les documents à réunir pour le dossier
L'article R.6351-5 du Code du travail liste les pièces obligatoires à joindre au dossier de déclaration d'activité. Depuis 2025, une pièce d'identité en cours de validité s'ajoute à la liste historique, ce qui alourdit légèrement la préparation par rapport à avant.
À réunir :
- copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN
- pièce d'identité en cours de validité du dirigeant ou déclarant (nouveauté 2025)
- bulletin n°3 du casier judiciaire, demandable gratuitement sur casier-judiciaire.justice.gouv.fr
- copie de la première convention ou du premier contrat (sauf micro-entrepreneurs, qui fournissent une présentation succincte d'activité)
- copie des statuts, pour les personnes morales dispensant de l'apprentissage
- programme détaillé (contenu, organisation, moyens techniques et pédagogiques, liste des intervenants avec titres et qualités)
- justificatifs des compétences des formateurs (CV, diplômes), sauf micro-entrepreneurs
- attestation sur l'honneur du respect des obligations légales
Un cas particulier à ne pas négliger : pour un dirigeant né à l'étranger, un justificatif d'identité recto/verso doit accompagner la demande de casier judiciaire et si le représentant réside hors de France, l'extrait doit être plurilingue ou traduit, éventuellement apostillé.
La procédure de dépôt via Mon Activité Formation
Le dépôt du dossier de NDA se fait à 100% sur la plateforme Mon Activité Formation (MAF), accessible via EFP Connect. La DREETS peut demander des pièces complémentaires dans les 10 jours ouvrés suivant réception du dossier, l'organisme disposant alors de 12 jours ouvrés pour répondre (article R.6351-5 III).
🔑 Une précision qui rassure
Passé ce délai de 60 jours, le silence de l'administration vaut désormais enregistrement de la déclaration. Concrètement, si vous n'avez aucune nouvelle une fois les 60 jours écoulés, votre NDA est considéré comme accordé sans que vous ayez à relancer qui que ce soit.
Voici les étapes à suivre (et dans l'ordre) :
- Signer sa première convention ou son premier contrat de formation, c'est cette signature qui déclenche le délai de 3 mois et pas la date de création de l'entreprise.
- Préparer l'intégralité du dossier avec les pièces listées plus haut.
- Déposer la demande sur MAF.
- Attendre l'instruction (jusqu'à 60 jours désormais, avec possibilité de demande de pièces complémentaires, et silence de l'administration passé ce délai qui vaut enregistrement).
- Recevoir le NDA, qui doit ensuite figurer sur tous les devis, factures, conventions et contrats sous cette forme : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro N… auprès du préfet de la région [X]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État. »
Petite précision qui évite bien des confusions : MAF est le portail du Ministère du Travail pour le NDA et le BPF. Mon Compte Formation / EDOF, c'est autre chose : c'est le portail de la Caisse des Dépôts pour le catalogue CPF, accessible seulement une fois le NDA et Qualiopi obtenus.
Les motifs de refus les plus courants
Le motif de refus n'est pas forcément un problème de pièce manquante, cela peut être un problème de vocabulaire dans le programme.
⚠️ Le piège qu'on ne voit jamais venir
La confusion entre prestation de conseil et action de formation structurée reste le premier motif de refus d'un dossier NDA. L'usage de verbes comme "coacher", "accompagner" ou "conseiller" dans le programme augmente fortement le risque de rejet, alors que des verbes pédagogiques comme "identifier", "maîtriser" ou "appliquer" sont privilégiés par l'administration.
L'administration refuse également l'enregistrement si les prestations ne correspondent pas à la typologie légale de l'article L.6313-1, si les modalités de réalisation ne sont pas conformes ou si le dossier est incomplet. Et depuis 2025, en cas de refus motivé, il n'y a plus de recours administratif préalable obligatoire. Il faut corriger et redéposer directement un dossier complet.
Votre programme de formation, tel qu'il est écrit aujourd'hui, ressemble-t-il à une notice de formation ou à une plaquette d'accompagnement ? La nuance se joue souvent à ce niveau-là.
Une fois le NDA obtenu, ce qui vous engage
L'obtention du NDA ouvre une série d'obligations annuelles et permanentes dont l'oubli le plus coûteux reste le BPF. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) doit être transmis chaque année sous peine de caducité du NDA si absent ou à néant, ce qui revient à perdre l'autorisation d'exercer.
Les autres engagements à tenir : mentionner le NDA sur tous les devis, factures, conventions et contrats, rédiger un règlement intérieur et informer correctement les stagiaires, tenir une comptabilité conforme (avec commissaire aux comptes si les seuils du secteur sont dépassés) et déclarer toute modification de statut juridique, d'adresse ou de dirigeants dans les 30 jours.
Un point mal compris en général et qui mérite d'être répété : l'exonération de TVA n'est pas automatique avec le NDA. Elle nécessite une demande séparée via le formulaire 3511-SD, envoyée par LRAR au Service des Impôts des Entreprises et cette exonération devient irrévocable une fois accordée (à ne pas cocher à la légère).
Dernier point et non des moindres : exercer sans NDA valide expose à une amende de 4 500 € et prive l'organisme de tout accès aux financements OPCO, CPF ou France Travail. C'est bien la première action fondamentale avant d'envisager Qualiopi.
Où en êtes-vous dans votre démarche NDA ?
Sélectionnez votre étape pour avoir le récap qui vous concerne.
Votre étape actuelle
Rien ne presse côté délai (le compteur de 3 mois ne démarre qu'à la signature de la première convention ou du contrat), mais c'est le bon moment pour préparer le dossier en amont : SIREN, casier judiciaire, programme rédigé avec les bons verbes pédagogiques.
Il est important d'accélérer la constitution du dossier : liste des pièces obligatoires plus haut sur cette page, avec une vigilance particulière sur la pièce d'identité et le casier judiciaire (nouveautés 2025 qui font souvent l'objet d'un oubli).
Comptez jusqu'à 60 jours d'instruction. Si la DREETS demande des pièces complémentaires, vous avez 12 jours ouvrés pour répondre à partir de sa demande, elle-même formulée dans les 10 jours ouvrés suivant réception de votre dossier. Et passé les 60 jours sans nouvelle, votre NDA est considéré comme accordé.
Direction la section obligations plus haut : BPF annuel, mention du NDA sur tous vos documents commerciaux et la question de la TVA à traiter séparément si elle vous concerne.
Où en êtes-vous, concrètement ?
Deux portes d'entrée selon votre besoin.
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Le contenu de cette page s'appuie sur le guide officiel à l'usage des organismes de formation et sur la fiche Service-Public.fr relative à la déclaration d'activité.
Questions fréquentes
Le NDA remplace-t-il Qualiopi ?
Non. Le NDA autorise votre activité de formation auprès de la DREETS. Qualiopi certifie la qualité de vos process pédagogiques. Le premier est un prérequis légal, le second conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés.
Combien de temps pour obtenir son NDA en 2026 ?
Depuis le décret du 29 juillet 2025, le délai d'instruction est de 60 jours (contre 30 auparavant). La DREETS peut, dans ce délai, demander des pièces complémentaires sous 10 jours ouvrés après réception du dossier. Passé les 60 jours sans réponse, le silence de l'administration vaut enregistrement de la déclaration.
Un micro-entrepreneur doit-il fournir les mêmes pièces qu'une société ?
Non, les micro-entrepreneurs bénéficient de dispenses depuis 2025 : présentation succincte d'activité au lieu de la copie du premier contrat, et pas d'obligation de justificatifs de compétences des formateurs.
Que risque-t-on à exercer sans NDA valide ?
Une amende de 4 500 € et la perte d'accès à tous les financements OPCO, CPF et France Travail, en plus de l'impossibilité de figurer sur la liste publique des organismes de formation.